Spar penge på systemporteføljen

For nylig skrev dagbladet Børsen om systemernes dårlige tilstand i danske virksomheder.

Læser du videre i den citerede rapport fra Capgemini og HP vil du se at 85% af de adspurgte CIO’s mener at deres systemportefølje trænger til at blive rationaliseret. De mener også, at udfasning er en essentiel fase i ethvert systems livscyklus.

Hvis du er i samme situation som hovedparten af de adspurgte, så prøv nedenstående tilgang til problemstillingen.

Få styr på den aktuelle situation

For at få styr på den aktuelle situation foreslår jeg følgende fremgangsmåde:

1. Lav en liste over alle de systemer der er i drift eller under udvikling.
2. Find den ansvarlige systemejer for hvert enkelt system.
   Systemejeren bør være (udpeget af) den person i virksomheden, der har det endelige budgetansvar for systemets videreudvikling. Spørg systemejeren om systemet betragtes som strategisk, taktisk eller operationelt i forretningsenheden, og om systemet lever op til denne status.
3. Find den teknisk ansvarlige for hvert system.
   Den teknisk ansvarlige bør være en del af IT organisationen; formodentlig med ansvar for vedligeholdelse af systemet. Spørg den teknisk ansvarlige om systemet benytter en ajourført infrastruktur eller om det er afhængig af forældede produkter. Spørg ligeledes om der er kompetencer til rådighed, der kender systemets opbygning og er i stand til at udføre vedligeholdelse og videreudvikling.
4. Find anskaffelsesomkostningerne, de historisk påløbne vedligeholdelsesomkostninger og driftsomkostningerne for hvert system.
   Det er de totale omkostninger, der kan henføres til det enkelte system, der er interessante. Beregn så en nutidsværdi for disse omkostninger.
5. Grupper systemerne i fire kategorier ud fra de indsamlede oplysninger:
   
   1. Gode
   2. Forretningsunderstøttelse OK – kræver teknisk opgradering
   3. Teknisk OK – kræver funktionel videreudvikling
   4. Dårlige

Forbedringer af situationen

Når der er styr på den aktuelle situation, er tiden inde til at forbedre situationen.

Jeg foreslår følgende proces:

1. Udfas systemerne fra kategori d.
2. Lav et katalog af understøttede livscyklusmodeller for systemer (1-3 modeller) med tilhørende vedligeholdelsesbudgetmodel.
3. Tilknyt en livscyklus til hvert enkelt system og afsæt de dertil hørende midler i budgettet.
4. Opdater de indsamlede systemoplysninger periodisk – et systemsundhedscheck.

Næste skridt

De trin der indgår i den foreslåede proces optimeres løbende, standarderne forbedres, ansvar tydeliggøres.

Med andre ord – den beskrevne ret primitive fremgangsmåde bliver gradvis til systematisk systemporteføljestyring.

Der kan undervejs udvikles bedre modeller til at beskrive systemets værdi for forretningen (bidrag til bundlinien), og de kendte risici i forbindelse med systemets udvikling, drift og vedligeholdelse.

Der kan hentes inspiration til dette arbejde i CobiT, i Val IT og i Risk IT standarderne. Disse tre standarder smelter i øvrigt sammen i løbet af de næste par år. Første store skridt tages i forbindelse med frigivelsen af CobiT 5.0.